Aviso de privacidad para profesionales sanitarios
Profesionales Sanitarios que interactúan con Otsuka
Este Aviso de privacidad (“Aviso”) para profesionales sanitarios (“HCP”, por su sigla en inglés o “Usted”), incluidas las personas de una organización sanitaria que podrían influir de cualquier forma en la administración, consumo, prescripción, compra, recomendación, venta, suministro o uso de cualquier medicamento pero que no sea un profesional sanitario (“Otros responsables externos de la toma de decisiones”), informa sobre qué tipos de datos personales recopilamos de Usted, cómo lo tratamos y le proporcionamos información sobre sus derechos en virtud de las leyes de protección de datos vigentes. Sus datos personales se tratarán de acuerdo con la legislación aplicable, incluido el Reglamento General de Protección de Datos (“RGPD”) de la UE o del Reino Unido, y otras leyes locales aplicables al tratamiento de datos personales. Es importante que lea este Aviso y cualquier otro Aviso sobre su privacidad que le proporcionemos.
El responsable del tratamiento de sus datos personales es OTSUKA PHARMACEUTICAL, S.A.U.con domicilio social en Av. Diagonal 609-615, 9ª planta, Barcelona - 08028 (España), CIF A-61743381 (“Otsuka”, “nosotros”, “nos” o “nuestro”). En cualquier momento Usted puede contactar con el Delegado de protección de datos de Otsuka a través de correo postal a la dirección anteriormente mencionada o enviando su consulta a siguiente correo electrónico: gdpr@otsuka.es o bien, a través de este enlace a la página web:
Podemos tratar datos personales sobre Usted provenientes de diversas fuentes. Como norma, recopilamos y tratamos los datos personales que Usted comparte con Otsuka y que, de otro modo, recopilamos en el contexto de nuestra relación comercial y otras interacciones entre Usted y Otsuka (p. ej., documentos o formularios que Usted proporciona para participar en iniciativas patrocinadas o apoyadas por Otsuka, como consejos de asesores, congresos, consultorías, actividades de investigación clínica o desarrollo, entre otros).
Asimismo, recopilamos y tratamos sus datos personales provenientes de fuentes de terceros, incluidas las fuentes disponibles públicamente (p. ej., publicaciones, contrataciones de ponentes y formación académica como CV y currículos, información pública disponible online u otras bases de datos y sitios web), registros públicos o privados, información de proveedores de datos de sus datos empresariales (p. ej., nombre, título profesional, experiencia y especialidad, licencia médica, datos de contacto corporativos, como dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico), socios de marketing conjuntos o socios en proyectos científicos conjuntos, o proveedores de servicios (p. ej., agencias de comunicación médica).
Otsuka puede tratar algunas o todas las siguientes categorías de datos personales para el/los fin(es) descritos en este Aviso:
- Datos personales identificativos, como su nombre y apellidos, edad, sexo y, también datos de contacto (como dirección privada, número de teléfono, dirección de correo electrónico);
- Datos profesionales y de empleo, como su lugar de trabajo, cargo, puesto, lugar de trabajo, licencia médica, campo médico en el que está activo, sus cualificaciones profesionales y actividades científicas (como la experiencia previa en ensayos clínicos) y, participación en estudios de investigación pasados o pendientes con Otsuka u otras empresas, publicación de artículos e investigaciones académicas o científicas, y pertenencia a asociaciones y consejos relevantes;
- Datos financieros y bancarios que Usted nos proporcione para pagar sus servicios y reembolsarle cargos, gastos de viaje, alojamiento, etc.;
- Datos personales como número de identificación y/o pasaporte, número de identificación fiscal;
- Información relacionada con los detalles de las interacciones con nosotros, como la tipología de reuniones que hemos celebrado, los temas tratados, su conocimiento y preguntas que ha tenido sobre nuestro negocio o nuestros productos, el tipo de material que le hemos mostrado y, cualquier comentario que nos haya trasladado, así como sus opiniones y rutinas sobre el tratamiento clínico, rutinas relativas al diagnóstico del paciente e información similar (siempre que esta información relativa a los pacientes sea agregada o anonimizada y no esté relacionada con pacientes individuales identificables). En algunas circunstancias, también será necesario recoger su firma;
Tratamos los datos personales anteriormente mencionados para las siguientes finalidades y con las siguientes bases de licitud, que pueden variar dependiendo de dónde viva y dónde operemos:
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Propósito |
Base de licitud |
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Gestionar nuestra relación con Usted, incluida la planificación de nuestra colaboración (potencial), la organización de visitas, reuniones y otras actividades, como actividades de formación (en persona y virtuales), eventos, y para comunicarnos con Usted (es decir, responder a sus consultas y ponerse en contacto con Usted para cualquier finalidad). Esto incluye el tratamiento de sus datos personales en nuestro sistema de gestión de clientes. En particular, para crear un perfil sobre Usted y comprender mejor y adaptar nuestro contenido y formatos de las comunicaciones con Usted para que sean más eficientes y se adapten a sus necesidades y preferencias, así como para presentarle productos y ofertas adaptados a su experiencia, intereses y preferencias. Con el fin de dirigirnos a Usted de una manera más específica, también podemos enriquecer/combinar sus datos personales con datos adicionales, incluidos los de terceros. El propósito descrito en la presente descripción también puede respaldarse por inteligencia artificial. Otsuka no tomará ninguna decisión sobre su perfil basándose únicamente en el tratamiento automatizado y se asegurará de que se mantengan las salvaguardas adecuadas, con el fin de preservar sus derechos e intereses. |
Gestión de nuestra relación contractual en los casos en los que tenemos un contrato o Usted ha solicitado que consideremos la ejecución de uno con Usted (Art. 6 (1) b) RGPD, Art. 31 (2) a) FADP). En algunos casos, este tratamiento (p. ej., el uso de tratamiento automatizado) está condicionado a que Usted haya dado su consentimiento previo (Art. 6 (1) a) del RGPD, Art. 31(1). Tenemos un interés legítimo en desarrollar nuestro negocio y relación con Usted (Art. 6 (1) f) RGPD. |
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Garantizar que, en la medida en que lo permitan las disposiciones legales y reglamentarias aplicables, le proporcionemos comunicaciones de marketing y promocionales sobre asuntos científicos/sanitarios interactuando con Usted en persona, enviándole materiales, por medios digitales (p. ej., a través de nuestro sitio web de HCP) u otra modalidad, que pueden personalizarse según su experiencia, intereses y preferencias. |
En algunos casos, por ejemplo, recibir información relacionada con materiales promocionales y/o no promocionales de acuerdo con áreas terapéuticas a través de medios electrónicos, este tratamiento está condicionado a que usted haya proporcionado su consentimiento previo (Art. 6 (1) a) del RGPD. Tenemos un interés legítimo en gestionar nuestro negocio de forma eficiente en el caso de que hayamos interactuado con usted en el pasado (Art. 6 (1) f) RGPD. |
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Podemos tratar sus datos para colaboraciones y para llevar a cabo estudios y encuestas comerciales y de mercado, para comprender mejor los productos, servicios y actividades comerciales de Otsuka, las áreas terapéuticas o de enfermedades y, en general, mejorar nuestra comprensión del panorama farmacéutico. Además, podemos tratar sus datos personales para asociarnos con otras organizaciones, incluidas alianzas privadas o públicas, instituciones, debates regionales/locales, grupos y asociaciones del sector de las ciencias biológicas para mejorar nuestros productos y la prestación general de atención sanitaria. |
Este tratamiento puede estar condicionado a que Usted haya dado su consentimiento previo (Art. 6 (1) a) del RGPD. Tenemos un interés legítimo para comprender mejor nuestros productos y el área en la que ambos operamos, y para garantizar la calidad y seguridad de nuestros productos (Art. 6 (1) f) del RGPD. |
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Podemos tratar sus datos personales para implementar y proporcionar cursos de formación interna y externa, y en el contexto de eventos y congresos de Otsuka para con el fin de permitirle participar (es decir, invitación, gestión de preparativos de viaje, alojamiento), formar parte de entrevistas, paneles de debate y actuar como ponente o embajador. A este respecto, Otsuka también utiliza contenido de medios para promover, educar y cumplir con la salud pública, las enfermedades y la concienciación, en sitios web de Otsuka, redes sociales, así como por medio de documentación para respaldar dichas actividades. |
Gestión de nuestra relación contractual en los casos en los que tenemos un contrato o Usted ha solicitado que consideremos la ejecución de uno con Usted (Art. 6 (1) b) RGPD. Otsuka tiene un interés legítimo (comercial) en realizar dichas formaciones y eventos (Art. 6 (1) f) del RGPD. Este tratamiento puede estar condicionado a que Usted haya dado su consentimiento previo (Art. 6 (1) a) del RGPD. |
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Hacer cumplir nuestros términos contractuales y nuestra relación contractual con Usted, incluida la realización de cualquier diligencia debida requerida (como la lucha contra el soborno, comprobaciones de corrupción o verificación de su elegibilidad para usar ciertos productos, ofertas, servicios e información que solo pueden ponerse a disposición de profesionales sanitarios aprobados, u otras comprobaciones de antecedentes, para asegurarnos de que no tengamos prohibido trabajar con Usted), contratos de procesamiento, organizar viajes, facilitar el pago (de honorarios y gastos, cuando sea pertinente), y documentar nuestras interacciones con Usted. |
Este tratamiento puede ser necesario para el cumplimiento de una obligación legal (Art. 6 (1) c) del RGPD. Otsuka tiene un interés legítimo (comercial) para colaborar con socios de confianza (Art. 6 (1) f) del RGPD. |
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Cumplir con las obligaciones de transparencia como miembro de la EFPIA, en particular el código de la EFPIA sobre la divulgación de transferencias de valor y/o cualquier código nacional de divulgación aplicable. |
Otsuka tiene un interés legítimo en el cumplimiento de nuestras obligaciones reglamentarias con respecto a la transparencia, así como el interés legítimo de los pacientes y el público en general en la independencia de las HCO y los HCP (Art. 6 (1) f) del RGPD. |
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Cumplir con las leyes aplicables (nacionales), nuestras obligaciones de supervisión y notificación reglamentarias, incluidas las relacionadas con acontecimientos adversos, reclamaciones sobre productos y seguridad del paciente. Tratamiento de datos como resultado de obligaciones de documentación y notificación o en interés público, en particular notificaciones relativas a actividades de supervisión de farmacovigilancia, incidentes u otras obligaciones de vigilancia poscomercialización. En algunos casos, Otsuka puede estar obligada a enviarle comunicaciones específicas relacionadas con estos temas. |
Cumplimiento de una obligación legal (Art. 6 (1) c) y Art. 9 (2) i) RGPD). Cumplimiento de obligaciones relacionadas con el interés público (Art. 6 (1) e) del RGPD. Otsuka tiene un interés legítimo en tratar datos personales para responder a consultas y cumplir con las obligaciones de documentación y mantenimiento de registros (Art. 6 (1) f) del RGPD y Art. 9 (2) i) del RGPD. |
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Investigarnos y defensas frente a quejas o reclamaciones legales potenciales o reales. |
En algunos casos y algunas jurisdicciones, este tratamiento está condicionado a que Usted haya proporcionado su consentimiento previo (Art. 6 (1) a) del RGPD. Tenemos un interés legítimo en proteger nuestros derechos o los de terceros (Art. 6 (1) f) del RGPD. |
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Otsuka también podrá tratar datos personales para preparar, completar e implementar cualquier reorganización, fusión, venta, empresa conjunta, cesión, transferencia u otra disposición de la totalidad o parte del negocio, activos o acciones (incluso en relación con cualquier procedimiento de quiebra o similar). |
En algunos casos y algunas jurisdicciones, este tratamiento está condicionado a que Usted haya proporcionado su consentimiento previo (Art. 6 (1) a) del RGPD. Tenemos un interés (comercial) legítimo en apoyar y desarrollar dichas actividades (Art. 6 (1) f) RGPD. |
Además, Otsuka también puede ofrecer aplicaciones móviles, proporcionar acceso a sitios web, programas especiales, actividades, eventos o promociones, o puede patrocinar ensayos clínicos o estudios de seguridad posteriores a la autorización (“Iniciativas”) que pueden tener términos específicos, avisos y/o formularios de consentimiento únicos o adicionales que expliquen cómo se procesará cualquier información que proporcione en relación con las Iniciativas.
Cuando hayamos celebrado un acuerdo con Usted, o cuando tengamos una obligación de notificación legal y/o reglamentaria, la recopilación de sus datos personales es obligatoria. Si no se proporcionan sus datos personales, no podemos interactuar con Usted.
Divulgamos sus datos personales a las siguientes categorías de destinatarios:
- a las empresas y filiales del Grupo Otsuka para las finalidades previstas en este Aviso. Esto puede incluir la sede central de Otsuka y todas sus subsidiarias, sucursales, filiales, entidades y otras empresas actuales y futuras que formen parte de Otsuka, sean propiedad de Otsuka o estén controladas por Otsuka. Al compartir datos internamente, implementamos los acuerdos y mecanismos adecuados para cubrir cualquier transferencia de sus datos personales dentro de nuestra estructura corporativa;
- a terceros proveedores, vendedores y proveedores de servicios que nos prestan servicios de tratamiento de datos o que, de otro modo, tratan información personal para las finalidades descritas en este Aviso o que se le notifican cuando recopilamos sus datos personales, especialmente con el fin de externalizar actividades comerciales específicas y solicitar apoyo y recursos externos: Servicios de IT (infraestructura, gestión y mantenimiento del sistema, seguridad y mejora del sistema, desarrollo, pruebas y soporte técnico), proveedores de servicios de bases de datos y software, proveedores de servicios de análisis web, proveedores de servicios de publicidad/marketing y servicios de ventas, proveedores de servicios sanitarios (p. ej., agencias de comunicación medial), servicios de investigación de mercado, ensayos clínicos y estudios, incluir a los HCP en las encuestas de Otsuka u otras oportunidades científicas para obtener información sobre la experiencia de los HCP con los productos o servicios de Otsuka y/o las áreas de enfermedad, adquisición de talento, auditores, consultores y bufetes de abogados, y proveedores de servicios externos contratados directa o indirectamente por la organización de eventos de Otsuka, como agencias de eventos, hoteles, empresas de transporte (aerolíneas, trenes, etc.), organizadores y planificadores de eventos, otros proveedores de servicios de medios que apoyan a Otsuka en la organización de eventos virtuales o presenciales;
- a socios comerciales (distribuidores, socios externos, socios de alianza y otros miembros del sector sanitario y farmacéutico) para revisar y ayudar con las actividades de cumplimiento sanitario y, las instituciones u otras organizaciones con las que Otsuka colabora para apoyar actividades clínicas o comerciales (estudios clínicos, estudios de seguridad posteriores a la autorización y programas de apoyo al paciente, etc.);
- a cualquier organismo competente de aplicación de la ley, autoridades de control médico competentes, regulador, asociación comercial, agencia gubernamental, tribunal u otros terceros cuando creamos que la divulgación es necesaria (i) como cuestión de legislación o normativa aplicable,orden judicial o solicitud gubernamental, (ii) para hacer ejercicio, establecer o defender nuestros derechos legales (sobre la base de nuestro interés en la defensa de nuestros derechos), o (iii) para proteger sus intereses vitales o los de cualquier otra persona;
- a un comprador potencial (y sus agentes o asesores) en relación con cualquier propuesta de compra, fusión o adquisición de cualquier parte de nuestro negocio, siempre que informemos al comprador de que debe utilizar sus datos personales únicamente para los fines mencionados en este Aviso (la base de licitud es nuestro interés legítimo en garantizar la operación comercial);
- a cualquier otra persona con su consentimiento previo para la divulgación.
Estos destinatarios de sus datos personales pueden actuar en nuestro nombre como encargados del tratamiento, como corresponsables del tratamiento con nosotros o bien, como responsables del tratamiento independientes por derecho propio.
Hemos implementado medidas de privacidad y seguridad, tecnologías y utilizamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales que recopilamos y tratamos sobre Usted. Las medidas que utilizamos están diseñadas para proporcionar un nivel de seguridad adecuado a las categorías de datos personales tratados. Además, implementamos políticas y directrices de protección de datos, privacidad y seguridad de la información con la intención de garantizar la seguridad de sus datos personales. Cuando interactuamos con socios, proveedores de servicios y terceros, nos aseguramos de que cumplan con las leyes y obligaciones de protección de datos y privacidad acordadas y prometidas en los acuerdos de tratamiento e intercambio de datos.
Podemos transferir sus datos personales a otras empresas del grupo Otsuka, proveedores de servicios y socios ubicados fuera del Reino Unido (“UK”), de la Unión Europea (“UE”) y del Espacio Económico Europeo (“EEE”), por ejemplo, en EE. UU. o Japón. Tenga en cuenta que algunos países fuera del UK/UE/EEE pueden no proporcionar el mismo nivel de protección para sus datos personales que dentro del UK/UE/EEE. Cuando transferimos sus datos personales fuera del UK/UE/EEE, nos aseguramos de que dichos países implementen las salvaguardas adecuadas y de que las transferencias de sus datos personales cumplan con las leyes de protección de datos aplicables en UK/UE/EEE, incluido el Art. 44 y siguientes del RGPD.
Las garantías adecuadas que utiliza Otsuka para la transferencia internacional de datos se basan en las cláusulas contractuales tipos (SCC) aprobadas por la Comisión Europea. Puede solicitar una copia de dicha documentación y obtener más información sobre cómo protegemos su información en relación con las transferencias de datos fuera del UK/UE/EEE, utilizando los datos de contacto en la sección “¿Cómo ponerse en contacto con nosotros?” a continuación.
Conservamos y tratamos los datos personales que recogemos sobre Usted solo durante el tiempo necesario y permitido en relación con las finalidades del tratamiento de datos, especialmente cuando tenemos una necesidad comercial legítima y continua para hacerlo (por ejemplo, para proporcionarle un servicio que haya solicitado o para cumplir con los requisitos legales, fiscales o contables aplicables, entre otros).
Cuando no tengamos una necesidad comercial legítima en curso para tratar sus datos personales, estos serán eliminados o anonimizados o, si no fuese posible (por ejemplo, porque sus datos personales se han almacenado en archivos de copia de seguridad), serán aislados de cualquier tratamiento posterior hasta que sea posible su eliminación.
Dependiendo de la jurisdicción del tratamiento y de acuerdo con las leyes locales, Otsuka conservará sus datos personales durante la relación legal y/o contractual que tengamos con Usted, en caso de que haya otorgado su consentimiento durante el tiempo de conservación especificado en el aviso de privacidad y hasta que retire su consentimiento 1, o hasta que Usted se oponga al tratamiento de datos en determinadas circunstancias (por ejemplo, si el tratamiento de datos se basa en el interés legítimo). Más allá de eso, conservaremos sus datos personales hasta que (i) las leyes aplicables (p. ej., leyes comerciales y fiscales) requieran que se conserven los datos y, (ii) los estatutos de limitación de cualquier acción para la que dichos datos o los documentos que los contienen puedan ser relevantes, han transcurrido, es decir, hasta el final de cualquier retención legal o de litigio para procedimientos oficiales/legales (p. ej., la aplicación de los estatutos de limitación aplicables, litigios o investigaciones reglamentarias, para establecer, ejercicio, o defender una reclamación).
Usted tiene una serie de derechos que se aplican al uso de sus datos personales. La disponibilidad de estos derechos depende de la base legal para el tratamiento de sus datos personales y sus derechos también pueden estar sujetos a ciertas condiciones y restricciones. Estos derechos son:
- Derecho a retirar el consentimiento
- Derecho a la información
- Derecho de acceso
- Derecho de rectificación
- Derecho de supresión (también “derecho al olvido”)
- Derecho a la restricción del tratamiento de datos
- Derecho a la portabilidad de los datos
- Derecho de oposición
Para ejercer estos derechos (para obtener más información, visite aqui, póngase en contacto con nosotros como se indica a continuación (“¿Cómo ponerse en contacto con nosotros?”).
En virtud del RGPD, también tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de protección de datos sobre nuestra recopilación y uso de datos personales. Para obtener más información, póngase en contacto con la Autoridad de protección de datos de su país. Puede encontrar una lista de las autoridades de protección de datos del Espacio Económico Europeo
Si tiene alguna pregunta con respecto a la protección de sus datos personales, las respectivas funciones y relaciones de los corresponsables del tratamiento hacia Usted o si desea ejercer sus derechos legales, envíe su consulta
Fecha de preparación: September 2025